Советы организаторам – ЦВТО Групп, г. Москва
Мы делаем корпоративные мероприятия

Миссией нашей компании является совершенствование процессов не только в части организации, но и в части проведения мероприятий в России. Имидж организаторов корпоративных мероприятий не только внутри страны, но и на мировой арене зависит от мелочей, за которыми стоит труд многих людей. Мы хотим, чтобы ваши мероприятия были безупречными. Даже если вы пока еще не работаете с нами, приведенная ниже информация может помочь пройти вашему мероприятию на высочайшем уровне.

Чек-лист подготовки вашего мероприятия:

  • Монтаж дополнительных элементов необходимой инфраструктуры (дополнительные шатры, сцены, звуковое и световое оборудование, станции питания) следует начинать не менее чем за 36-24 часа до времени их задействования. В зависимости от сложности сооружений сроки могут быть больше;
  • Ведущие и ди-джеи, как правило, работают в паре и понимают друг друга с полуслова. Не рекомендуем рассматривать для качественного мероприятия незнакомых между собой людей;
  • Звуковое и световое оборудование многие площадки не предоставляют сторонним внештатным ди-джеям или требуют залоговую сумму на случай порчи. Следует обговорить заранее этот нюанс. Высока вероятность отказа и необходимости завоза своего оборудования;
  • Не позднее, чем за 24 часа подать списки на заезжающий пассажирский и вспомогательный транспорт, учесть транспорт VIP-гостей для обеспечения особым вниманием персоналом площадки и подготовки специальных парковочных мест;
  • Списки гостей мероприятия подавать не позднее, чем за 72 часа. Наличие паспортных данных в 3 раза ускорит процесс размещения в номерах в связи с необходимостью исполнения отелями требований ФМС и внесения этих данных в систему отеля;
  • Следует учесть, что в высокий сезон возможны сложности с обеспечением групповыми трансферами (декабрь – в Подмосковье, летний период – в южных регионах). Трансферы и проездные билеты следует бронировать единовременно с площадкой;
  • Следует уточнить не взимается ли на площадке дополнительная плата (оформление специальных гостевых карт и пропусков) при посещении мероприятия гостями, не планирующими оставаться с проживанием;
  • За 3 часа до задействования площадки следует начать проверку технической готовности (проекторы, экраны, звук, свет, скорость беспроводного интернета и т.д.). Если задействуется мощный проектор, следует уточнить наличие запасных ламп для него. В случае непредвиденного выхода лампы из строя без наличия запасной мероприятие может быть сорвано;
  • Главе группы рекомендовано иметь с собой денежные средства на случай непредвиденных расходов или печать организации и доверенность на подписание гарантийных писем об оплате доп. услуг;

И, конечно, всегда нужно иметь план «Б» на случай форс-мажора.

Заказать мероприятие
Заказать бесплатный звонок